如何挖掘个人电脑(PC)或笔记本电脑(Notebook)的潜力，更好地为自己的出口业务服务，需要出口商不断地了解和熟悉自己的电脑硬件和软件。中国仪器进出口总公司中仪银诺进出口公司在办公室里所有的电脑分别加装了一块价值300元的调制解调器和训练所有的员工使用Office的Outlook97，从而利用电脑发送和接收电子邮件和传真、在网上查询信息和进行市场调研、设立电话留言中心、进行全球范围内数据交换等等。这样，使该公司同等业务量所需的通讯费用下降了50%多，与此同时，业务经理们处理单据文件的时间节省了60%。该公司的林松秋经理在本次专访中介绍了他们的操作经验。

你们用电脑做什么？它给你们带来哪些收益？

    主要用于发送和接收电子邮件和传真，在因特网上查询信息和进行市场调研，电话留言、数据交换等。用得最多的是收发电子邮件和在网上查信息。现在我们与国内外客户往来函电有80%至90%用电子邮件联系，如这些电子邮件改用传真发送，则相应的费用要增加85%以上和工作量要增加60%。正因为电子邮件的方便、快捷、便宜，对我们寻找商机、找新客户，维持和发展与老客户的关系起到了非常积极的作用。畅通的沟通渠道使我们与国内外的客户关系更密切了。

    利用电脑联上因特网和我们公司的内部网可以做太多的事情了。比如找新客户和找产品资料，因为我们是综合性出口贸易公司，本身出口的品种就多，外商需要的品种更多，过去外商向我们询购一个新产品，我们往往要打很多个电话到不同的工厂去，才能找到相应的产品资料和供货厂家。现在业务经理找资料快多了，首先上网去下载资料和图片，如找不到，再去打电话找。所以，业务人员几乎每天都上网找资料和新客户。

    对于大型项目工程，以前利用电话、传真、互相开会研究、寄样品，要费许多周折和花很长时间，往往进展缓慢。现在我们将样图和技术资料通过电子邮件或数据通讯进行传输，既可在自己的同事之间，也可以与远隔万里的合作伙伴即时共享一切资料和信息。所以，对于一切保存于电脑中的文件和数据只要轻轻一点鼠标就可以发送和接收。

    特别是对于一些还没有电子信箱的客户，我们也可以通过网络传真软件，即Email to Fax的方式，向他们发送电子文件或单据。现在网上有好几家服务器可以免费提供此类服务，如www.ccmnet.com免费传真，贸通网络技术有限公司，外经贸系统的IP PHONE和IP FAX网络，Faxaway Internet Fax等。

你们通过哪些软件来整合上述各种通讯功能？

    主要通过大家都很熟悉的、功能强大的各种软件，如Office 97中的Outlook、Outlook Express和Winfax9.0等。虽然这些软件大家可能天天见得到，但是真正用好、用熟练并太容易。我们一方面培训员工，向他们详细介绍这些软件的可利用到出口业务中的主要功能，也鼓励员工经常交流使用操作的经验。

    做业务的人，大部分上班时间都在打电话、发邮件和书写各种单据文件，所以，如何有效地管理好所有客户的联系资料对提高日常工作的效率特别关键。我们将每个业务员自己的所有客户分好类，输入在Outlook 97“联系人”一项内，这样不但查找检索非常高效方便，而且可以利用该程序直接打电话、发邮件和传真，打印输出邮寄地址。结合Outlook 97个人信息管理模块如日记、日历、任务、便笺，可以随时跟踪每个客户的联系历史记录，检查应处理的事项。

    Winfax9.0是一个专门用于传真发送、接收、管理的软件，它附带了几十种设计好的传真封页，使用者只要根据自己喜好，输入自己企业的有关资料，就可以使发出去的传真漂亮、专业，或别具一格，或妙趣横生。Winfax的联系地址管理功能也很强大，其数据可以与Outlook和Lotus等相应的软件互相转换，大大方便了系统各功能的整合。

    我们办公室现在使用的是上述两款软件，因为我们整个公司有内部网，各部门的文件传输，内部的出口业务统计，单据缮制，内部其它业务数据传递等都是通过内部网来传输。出口业务中单据较多，我们公司的内部网上装有自己开发的外贸业务管理软件，其中单据模块中上海商标设计公司就设计好了各种出口用的各种单据如合同、发票、装箱单、收购合同等，业务人员只要在电脑中填上每个合同的具体数据就可以生成所需单据。业务统计数据由电脑自动累计并用内部网传输到有关的管理部门。这一切省去了过去手工操作时所需的大量纸张和重复输入所需的劳动。

出口商使用电脑和相应软件会遇到哪些困难？

    首先，习惯上的改变。人们的使用习惯和思维习惯要改变是非常不容易的，特别是长期的使用习惯。许多出口商使用普通电话机打国际长途和使用传真机发传真已有很多年，现在将所体育命名公司有的文件从电脑发出去，要熟悉使用键盘将所有资料和信息录入电脑，还要熟悉电脑硬件和软件许多功能的使用和维护。这些都是出口业务人员面临的新挑战。

    其次，数据的初始化，或称历史数据的整理录入。这是一个很繁杂的准备工作，但意义重大。仅是收集所有业务人员手中的客户名片，然后安排人录入到里面，就花了好几个月的时间。历史数据不但要全部录入电脑相应的数据管理程序里，而且要正确、科学，否则，日后要再检查、校对或更改，将更费时费力。比如说，出口商都有许多客户的名片或其它的联系资料，我们的经验就是将他们分好类(便于以后快速查找)，逐一地输入到Outlook的“联系人”文件夹中。

    再次，是数据的保护和维护。数据的保护主要是指安全性，一方面，公司内部相应的授权使用，不落到竞争对手手中，因为数字化了的数据复制携带非常方便，作为公司的商业机密和无形资产应严加看管和保护；另一方面，关键数据都要做几个备份(Backup)，以防硬件故障和病毒的侵扰。

使用电脑进行通讯的技巧有哪些？

    利用传真封页代替公司介绍材料： Outlook 2000传真驱动软件和专业传真软     件Winfax9.0都有各种封页(Coverpage)可供选用，我们加入公司的介绍、联系地址、经营范围等内容分别做成了中文、英文等几种不同的封页，在给国内供货单位和国外买家时如需要即可附上，省去过去去邮局寄送大量公司介绍、产品说明书等材料所做的工作。

    利用电子名片代替实际名片：电子名片在Outlook和Outlook Express中叫“Vcard”，它可以像传统纸质名片一样，输入所有出口商认为必要的公司联系等信息，在给别人发送电子邮件时就可以附上。设计电子名片可以灵活多变，充分发挥个人的想象力和创造力，以引起收件人最大的注意。最简单省事的做法是在Outlook的工具条里面直接将已录入的名片转换成Vcard。

    设计多个签名，减少重复输入：在Outlook和Outlook Express中签名管理功能很强大，即可以使用一个独立的文件作为签名文件，也可以在签名工具框中设置多个签名。这正好可以满足出口给国内外不同客户联系的需要。如用英语设置一个签名专门在对外商联系时使用，用中文设置一个签名专门发送给只懂中文的客户等等。

    充分利用电子邮件和传真群发功能：出口商在新产品推销或发送统一邀请时，都需要将同样的内容发送给分布在全世界不同地方的客户，在这种情况下，使用一种群发的电子邮件工具将十分必要。这类小工具现在市场上很多，既有很便宜的付费软件，也有不少免费的软件，在新浪网上能搜到很多种类和版本。群发传真的功能在Winfax9.0中就有，它不但可以群发传真，也可以设置在每天晚上电话线路较空时和电话费按半计时由电脑自动发送。

    我们经常利用这些功能进行出口促销，宣传公司形象，收效非常明显。比如我们有一次有5,000台彩色电脑显示器，由于原定的巴基斯坦客户开给我们的信用证修改书未及时收到，我们担心如继续等待会占用资金或有跌价风险，即向其它国家的5家客户同时发出较优惠的报价，并附上产品和产品包装的图片，在第二天(报价发出后不到24小时)就与另一家实力更强的买家成交了。

受访人：林松秋经理
中国仪器进出口总公司中仪银诺进出口公司
电话：(010)68330433
传真：(010)68330371
电子信箱： lin@ht.rol.cn.net
采写Frank Deng系本刊专栏作家。