将文档保存视为重要性最低的一项工作的时代已经一去不复返，今天的公司已无法承担这样“奢侈”的行为。

　　知名国际律师事务所Fulbright & Jaworski, L.L.P奥斯汀（德州首府）办事处高级顾问，兼企业文档管理解决方案的创始人之一布朗利（Charlene Brownlee）说：“对多数公司而言，文档管理已经成为首要任务，而不再是一件可做可不做的事情。”

　　尽管文件保管工作已经迫在眉睫，American Document Management公司总裁，文件保管政策、项目及流程专家昂格尔（Karen Unger）说：“许多公司依然缺乏成熟的文件保管制度。”

　　为什么会出现这样的断层？昂格尔说，“问题在于归档。人们通常在争夺和服务客户，以及与同事打交道方面花费大量时间和精力，因此无暇顾及缺乏乐趣的任务。在处理文档问题上，他们通常的做法就是不加选择地保存下所有的文件，直到某一天突然遇到麻烦。”

　　昂格尔对一些企业现行的文件保管制度深为忧虑，她说：“很多时候，他们并没有持续和统一地履行既定的方针和流程。”

　　IT咨询公司Forsythe Technology存储解决方案总监盖斯（Jim Geis）指出：“我发现，有的企业会把所有资料永远保存下去，有的则走向另一个极端，对任何资料的保存都不会超过几个月。”

　　总的来说，多数公司并没有为此费心劳神。这使得文件保管问题就像一只暗中潜伏的巨兽，伺机而发，最后给企业以沉重打击。对此，布朗利提出了两个著名的例子：第一个是纽约证券交易所对瑞士联合银行（UBS AB）处以210万美元的罚款，原因是该银行没有妥善保存电子文档信息以及管理失误。交易所称，这家机构在过去3年里非但没有将纪录保存完好，也没有对员工实施正确的监管，违背了相关的规定。在第二个例子中，德意志银行、高盛集团、摩根斯坦利、所罗门美邦（Salomon Smith Barney）以及合众银行（USBancorp）总共支付了825万美元的罚金，起因也是它们违反了纽约证券交易所和另外两个机构关于妥善保存电子邮件纪录的规定。

　　公司如果缺乏有效的文件保管制度，或者制度本身设计欠佳，其重要数据，包括涉及知识产权的内容和专有信息就有可能丢失，或者遭到意外损坏。此外，缺乏适当的监督与制约将为品行不端的雇员盗取公司重要信息大开方便之门。

　　盖斯指出：“企业必须了解与建立一个牢固的技术基础有关的方针、管理办法、运作流程以及技术细节。”

　　不善管理信息的企业很容易失去消费者、供应商、客户、投资人以及公众的信任。这是任何一家公司都避之不及的梦魇。明尼阿波利斯（明尼苏达州东南部城市）的一家咨询公司的副总裁兼副总法律顾问鲁尔（Paul Luehr）解释说，信息的私密性已经成为公众关注的热点，因此美国联邦贸易委员会（FTC）向外界宣布计划成立新的部门专门负责隐私和数据安全。

　　数字通信公司AlphaGraphics的老板塔达瓦西（Sheila Tadavarthy）也表示，“瞧瞧美国庞大的电子通讯数据，就连纸质文件也多达4万亿份，显然，要解决问题决不轻松。”

　　无论企业大小，这个问题已是刻不容缓，必须立即采取行动。

　　一个专家齐备的团队

　　文件保存及管理制度的开发和实施是一项非常复杂和耗时的工作，需要各部门的专家通力协作才能完成。根据布朗利的建议，这样一个团队至少应包含以下人等：

　　·公司主要业务领域的资深人士，他们很清楚企业接收和建立的文档类型。

　　·有经验的文件保管专家，他们懂流程管理。

　　·IT专家，他们既了解电子文档的类型，也清楚自己企业的技术能力，此外他们还对技术的最新发展了如指掌。

　　·律师及监管方面的专业人士，他们熟悉有关文件保管的法律要求。

　　这个团队的任务是，制定简单明了的政策，规定文档的序列、类型、保存期限，以及制订这些要求背后的原因。

　　布朗利说：“团队应该尽可能纪录和保留这一制度的设计和实施细节，这样企业就可以展示自己为实现这一目标所付出的努力。”

　　一份明确的要求列表

　　首先你要弄清楚在法律上有哪些具体要求。昂格尔提出：“从某种意义上来说，文件保存计划实际上也是一个文件销毁计划。你需要知道文件应该保存多久，而这一规则因不同产业、不同职能部门其要求也各不相同。”

　　基本问题包括：法律对某一份特定文件有哪些要求？保存某一文件有何意义？将来又有哪些作用？如果文件丢失，会导致严重后果吗？

　　令众多企业颇感头疼的是如何定义“纪录”这一术语。盖斯问道：“是暂时记下来，还是永久记下来？是可以更新的，还是固定不变的？哪些人有权使用这些纪录下来的信息？哪些纪录是重要的，哪些不是？”他又说：“如果一份文件与你的诚信责任和监管要求无关，那你尽可以自行处理。”

　　鲁尔则建议说：“一个值得遵守的原则是，妥善保管你的关键信息，不需要的资料尽早处理。留下不再需要的文件只会造成资源浪费。”

　　你要确定企业在日常运作中创建和接收了哪些文件。“通过询问那些负责创建和接收文件的人员，团队可以确定哪些人是文件的所有者或控制者，这些文件都保存在哪里，并决定如何存储和处理电子讯息等等。然后，团队方可确认企业究竟是出于运营、财务还是历史纪录方面的原因，需要保管某种类型的文件。”布朗利补充道。文件的类别一旦确定，便可在公司范围内做出统一的决定，例如文档的保存期限等。

　　优先考虑安全存储问题

　　文件保管制度中的另一个关键是存储。很多公司把重要资料保存在远离办公室的地方。鲁尔说：“这是一个预防意外的明智选择。我很欣赏所谓‘20英里原则’，即把关键的信息备份在距离公司所在地20英里之外的地方。”另外还要考虑到，哪些安全措施是必要的。是否要设定某些文档的访问权限，要求密码验证，或者使用加密技术？

　　千万不要小觑电子邮件。电子邮件已经引发了许多令人后怕的故事。

　　布朗利提醒说：“人们处理电子邮件时通常不太小心。例如，有个人在做市场宣传的时候，本来没有任何数据支持，却说某种产品存在缺陷。于是，原告的律师就把这个材料提交给了陪审团，宣称这封邮件表明该公司明知产品有缺陷，却未尽到提醒消费者的责任。律师们有责任了解客户的电子文件保存方式，以及他们是如何保管有潜在相关性的文档的。你也应该意识到这一点，并弄清楚自己客户的文件保管情况。”

 　　交流至关重要。鲁尔说：“一旦制订好了计划，就该付诸讨论，相关的信息需要自上而下传递给全体员工。每个人都必须清楚哪些事情可以做，哪些不可以做。”

　　如果没有进行整体的培训，制度的实施将是不完整的。企业应投入时间和金钱，以确保每一名员工都了解公司文档保存的方针和流程。

　　走数字化管理之路

　　ECS是一家提供注册会计师和项目组合管理的金融服务机构，其税务合伙人达尔（Jay Dahl）介绍说，他们已经开始实施文件保管制度。公司把文件扫描进了电脑，从而减少了纸质文档的数量。

　　此外，公司还有备份文件的磁盘。“你可能觉得，堆在办公桌上的文件不见了，实际上它们都还在计算机里保存着。”

　　按达尔的说法，IT部在技术研讨会后承担了文件保管任务。他们面临的最大挑战是设定有关的参数，也就是说，“如何保存文件，用什么样的规则给文件命名，采用什么逻辑顺序比较方便大家查找信息，这些都花了很多时间才确定下来。”

　　IT部是整个任务的主要设计师，另外公司还聘用了全职的扫描员把文件输入电脑系统。

　　当然，这项耗时的工作已经初见成效。“我们的工作效率提高了。办公桌上比原来多了一台显示器，我们不但可以查阅顾客去年，甚至过去7年的资料，甚至整个做生意的方式都因此改变了。”在扫描过程中，尽管还是有几份资料丢失，但都不是重要文件。整个转换过程虽然历时较长，但还算平稳。纸质文件减少之后，公司在多出来的空间里增添了4张办公桌和几名得力的员工。

　　在不久的未来，更多企业将走上ECS模式的变革之路。塔达瓦西指出：“文档存储的数字化将为企业节省大量金钱，而实际存储空间的消失使得人力成本也相应减少。另外，人们可以从查找文件的体力活中解放出来，投入核心业务，由此促进员工生产效率的提高以及企业整体利润的增长。”

　　贯彻执行保管制度

　　如果说还有什么要点的话，那就是企业应该以书面形式确立制度，并持续、有力地执行下去。昂格尔强调说：“否则，你一定会遇到麻烦。如果计划上说，某个文件应该保留6个月零3天，但你却在5个月零3天的时候把它删|除了，那就等着接受惩罚吧。”

　　布朗利补充道：“我们的工作前提是，贯彻执行文件保管制度，全体员工都要接受培训，同时建立一个内容管理系统，这一切都至关重要。如果你没有保存好应该保存的文件，就再也制定不出相同的文件了。”

　　无论企业的规模如何，文件保管都是最起码的要求。布朗利说：“历史上一直就有文件保存的传统，这并不新鲜。但随着压力的加剧、公众关注的激增，以及有关的法律和财务监管方面的要求，使得现今的文件保管问题显得格外不同了。”

　　原文经许可摘自Illinois CPA Society旗下的Insight杂志。如需查阅最新一期的杂志，请登录www.insight-mag.com。余江译。

　　本中文版由世界经理人（www.ceconline.com）组织翻译并编辑。