需要发几封电子邮件才能预定一次会议？虽然这听起来很像是那个“需要几个人才能换个电灯泡”的老笑话，然而对我们大多数人而言，这并不是玩笑。电子邮件是企业最常用的协作工具。但是很遗憾，对于一些常见事务的处理，例如安排会议、制作简报或报告或与别的办公室的同事进行协作等，电子邮件并不是很理想的工具。事实上另有数十种可选的协作工具，有新有旧，其中包括维基、工作流管理器、网络和视频会议以及智能电话等。因此我们很难理解为什么大多数人仍然使用电子邮件，而不采用这些更专业的工具。

　这里介绍几家通过采用协作工具而提高了生产力和竞争力的企业。最简单且最经济的方式可能是共享文档库。位于纽约的网页软件营销公司Pica9采用的就是它。

　Pica9的一位名叫霍瓦涅斯(Ben Hovaness)的开发人员说，“在管理总体生产进度，支持事件记录和测试计划中的应用，以及制作现场验收项目清单时，我们都使用Google Apps。随着谷歌不断对这一软件的功能进行扩展与改进，它在我们日常运营中发挥的作用已经越来 越重要了。”

　更高级一点的工具是维基。维基是允许多用户通过网页浏览器快速进行编辑的简单网站。位于美国佛罗里达州棕榈湾(Palm Bay)的ZATZ出版社采用一款名为DokuWiki的开放源代码软件来管理文件归档、工程设计记录以及其他商业文件。

　该社主编格维茨(Da vid Gewirtz)说：“维基比较难掌握，有些人可能都不知道你可以拥有自己的私人维基。他们首先想到的就是‘维基百科 ’(Wikipedia)，但是他们又不想将信息公布于众。 ”

　使用维基最难的是学习如何安排页面层级。格维茨补充说，“对电脑不精通的人可能会觉得维基有些令人生畏，在对其添加新页面或目录时很难得心应手。 ”

　建立无纸化环境

　自维基再升级一步，就是建立一个成熟的文档管理门户，以此作为企业的主知识库。信贷企业 Shore Mortgage便采用此种工具。它旗下的350名员工都使用施乐 (Xerox)的 BlitzDocs电子抵押贷款协作软件。

　经济衰退对抵押贷款业务构成重创，因此幸存的贷款机构及中间商需借助他们可以获取的所有有助于提高生产力的工具。 Shore Mortgage通过安装施乐的软件，创建了一个更为简化、迅捷的无纸化环境，从而精简了从填写贷款申请直至提供贷款阶段的各项操作。

　该门户网站记录着海量与流程相关的文件，并整合了多个系统。公司首席信息官希曼 (Pat Hinman)说：“现在我们的核贷周期均为 24小时，公司的销售量因此提高了约 25%。”此系统成为了 Shore Mortgage吸引新客户及中间商的一大竞争优势。

　希曼解释说，“大约18个月前，我们开始尝试建立无纸化环境，并用图像取代纸质文档。当时的软件无法实现这些功能，但通过采用施乐网页 (Xerox Web)服务 ,我们实现了这一整合。公司现在设有一个专门的地址来共享及存储文件和数据 ——且涵盖从贷款申请直至结账后的所有阶段。 ”

　Shore Mortgage在承贷区内先向四人或五人小组推出了该系统，这使得过渡更为顺畅。希曼回忆说：“我们先让资深核贷员对系统进行测试，接着收集反馈信息，修正一些错误。在其后的一个星期内又让另两组参与测试。这使得新系统更受欢迎，这最终成为我 18年来推行过的最佳改进项目之一。 ”

　在全球范围内共享知识

　微软的 SharePoint是一款颇受欢迎的文件管理工具。英国的一家名为“实践行动组织 Practical Action”的非盈利机构就利用这一科技来帮助分布在世界各地的穷人。

　该组织在全球拥有七百多名工作人员，其国际 IT经理斯柯菲尔德 (Bryan Scurfield)说，“由于共享知识是我们工作中必不可少的一个环节，所以我们选择采用 SharePoint来共享文档。”实践行动组织现有 50万份文档存储于分布在全球各地的多个服务器，它通过 Meta VisTechnologies公司的产品将SharePoint升级为 2010版本。

　斯柯菲尔德坦言：“我们通常不会想要采用最前沿的科技，但是我们想开发一个项目与融资数据库，而这需要例如中控元数据设备这样更新的功能，由此我们便可以在元数据栏中使用统一标准。 ”

　他还补充说，很难去说服员工做些额外的工作以保证存储的文档能被他人更容易找到。“输入元数据这项工作确实令员工的工作时间有所增加。好在我们现在要求在获得资金支持之前，每个项目都必须被在SharePoint 系统中进行完整的归档。这点帮助很大。”

　了解工作流

　任何一种文档管理系统的实施都涉及对工作流的了解，即在何时何地需要哪些具体文档以及为什么需要。位于美国加州奥克斯纳德(Oxnard) 的ScoscheIndustries 就意识到了这一点。当时该公司正试图更好地为它的数千名二级市场车载音响安装员提供支持。

　Scosche 的资深产品经理德比亚西奥(Jack DeBiasio) 说，“我们想要告诉人如上海商标设计公司何拆开一个车门并且安装一个扬声器，而且希望在他们做这项工作的时候就将合适的信息提供给他们。我们希望让经销商能更方便地从我们这里获取相关的信息。”

　Scosche 公司采用了它与Radish Systems 共同开发的一个应用软件，该软件可以令安装人员在与技术支持人员进行语音通话的时候，即可收到相关的简略图表。

　德比亚西奥说：“到目前为止，情况还算不错。iPhone 的一个特别之处就是你可以根据你的需要来缩放照片， 使你都能看到更详细的画面。我们也能借助同样的方式从竞争对手中脱颖而出。Radish ChoiceView 使在线服务代表能够更方便地与我们的客户实时共享重要信息。”

　实时合作

　协作的一大难点是使身处不同城市而又希望共同完成项目的人得以实时合作。有数个“实时状态知晓”应用软件可以帮助他们实现这一目的，其中包括美国在线即时通讯软件(AIM) 与Skype，还有一些更为复杂的与企业的电话以及电子邮件系统捆绑在一起的软件。对公司而言，他们面临的选择其实有很多很多。

　总部位于芝加哥的中型律师事务所SmithAmundsen 就采用了这种方式进行协作。在更新其陈旧的电话系统时， 该公司希望纳入协作工具以提高律师的工作效率。

　SmithAmundsen 选择了思科的IP 电话以及这家公司的一些其他软件工具，包括WebEx 视频及桌面会议系统。公司利用实时通讯功能，使律师们坐在办公室内就能迅速找到能够提供咨询的相关专家，同时也能在客户打电话找某位律师时，马上找到其行踪。

　首席信息官卡利克(Randall Kalik) 解释说，“采用协作工具的目的是为了使公司能更有效地为客户提供服务。借助它，律师们可以同时做三件事：找出客户的电话号码，进行在线文字交流， 举行电话会议。他们可以将电话从办公室转接至自己的手机上继续通话，因此， 即使他们是在路上或是在家里办公都能让对方以为他们正身处办公室沟通质量完全不受影响。”

　屏幕共享及桌面视屏会议工具是远程协作的另一利器。位于纽约的Amicus Consulting 公司的总裁普利哥特(Andrea Prigot) 便采用了这种方式。这家公司是律师事务所办公自动化产品的供应商。

　普利哥特说，“我们必须先演示这些工具，然后进行安装调试。我们现在广泛使用的是Citrix GoTo 工具。” 她还指出，使用Citrix 可减少电子邮件的数量，使他们更为方便地为客户提供支持服务。

　显然，协作工具能给企业带来生产力的提升和商业利益。

　原文经许可摘自Da vid Strom 发表在Baseline Magazine 上的Choosing the Right Collaboration Tools 一文。Ziff Da vis Enterprise Inc. 登记版权。Eweek 和Spencer F. Katt 都是Ziff Da vis Enterprise Holdings, Inc. 的商标。沈旻译。

　　本中文版由世界经理人（www.ceconline.com）组织翻译并编辑。

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　协作工具刺激绩效

　“相会在世界每一个角落：开辟高水平协作的发展路径”是由思科与 Verizon(美国最大的本地电话运营商 —编者注 )资助，由 Frost & Sullivan(市场及战略咨询服务提供商 —编者注 )进行的一项研究。该研究显示，精密的协作工具可使企业在关键业务活动中提高绩效，并实现更高收益。

　此项研究是基于对十个国家的企业中将近 3,700名 IT及业务部门决策者进行的网上调查的结果。根据该研究，越来越多的企业采用“集成通讯协作工具” (UC&C)。这包括越来越多的基于 IP且使用实时状态信息的软件、群空间、文档共享、集成通讯以及现场体验式视频会议。

　采用了协作工具的企业中有将近四分之三都说绩效得到了提高，而未采用此类工具的企业中，绩效有提高的不到半数。研究还显示，绩效的提高程度与集成通讯协作工具的应用程度及其先进程度有明确的关联，但即使小规模的应用也会带来一定的绩效改善。应用协作工具最多的公司与应用协作工具最少的公司相比，前者的“协作回报率” (ROC，指因对集成通讯协作工具进行投资而带来的绩效改善，而非金钱回报 )是后者的两倍多。

　该研究还发现，协作工具对企业核心流程产生的影响最大。这些流程包括销售、研发及营销流程。在此类流程中，众多员工通过协作而创造价值。研究还显示协作工具对员工的生活也会产生深远影响。接近 60%的受调查人员说他们生活忙碌，而 54%的人相信此类工具能帮助他们更好地平衡工作与生活。

　受调查企业说，集成通讯协作工具可帮助员工克服工作中的一些难题。 56%的受访者说商务旅行是公司最先削减的开支之一。在同样由 Frost & Sullivan公司于 2006年进行的一次类似的研究中， 39%的受访者也是如此反馈的。在最近的一次研究中， 55%的受访者说使用影音或网络会议技术是取代实地访问客户的一个好方法。

　Verizon的全球通讯协作主任维森 (Bill Versen)解释说，“公司要实现良好运作畅，就必须把集成通讯协作工具纳入企业文化中。它需要被配置到对它持开放态度的企业里，并以自上而下的方式予以实施。 ”

　协作文化随地区而有所不同。亚太地区的受调查者说网络会议可以很好地取代面对面会议，而通讯技术可以帮助他们随时了解信息，推动企业大步发展。 Cisco WebEx的渠道经理布朗 (Da vid Brown)说，“印度和中国为全球提供了众多人力资源。协作技术使他们可以与客户进行实时交流。 ”

　原文经许可摘自 Corinne Bernstein发表在 BaselineMagazine上的CollaborationTo上海画册设计ols Spur Performance一文。 Ziff Da vis Enterprise Inc.登记版权。 eWEEK和Spencer F. Katt都是 Ziff Da vis Enterprise Holdings, Inc.的商标。